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/ Wildcat Gold - The Optical BBS / Wildcat Gold - The Optical BBS (The Golden ROM Series)(Volume 4 Number 1)(The Digital Publishing Company)(1992).ISO / sdn / coll41a.sdn / COLL-A41.EXE / COLLECT.ACS / MGTREP1.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-10-24  |  12KB  |  271 lines
  1.  
  2.                                   Overview:
  3.  
  4.                  All Reports fit into a standard briefcase!
  5.  
  6. All  of  the  reports are printed out on standard 8 1/2"  by  11"  computer ì
  7. paper, so that you can carry this information with you  when you are on the ì
  8. road. This frees you from having to be tied to your computer into order  to ì
  9. retrieve  Debtor data. For example, while you are in a hotel room at  10PM, ì
  10. you  can refer to  your reports to answer questions such as:  "Who  are  my ì
  11. Debtors  in Denver, the names of the contacts at each company, their  phone ì
  12. numbers,  and  what comments have I recorded about them in  the  electronic ì
  13. Rolodex [TM] as well as on any subsequent prospecting phone calls I made to ì
  14. them?"
  15.  
  16.  
  17. At the bottom of your screen, you will observe this phrase:
  18.  
  19.         "Category Selected."
  20.  
  21. With  this option, you can "layer-in" up to 99,999,999 different layers  or ì
  22. groupings of Debtors.   Once you identify a new group of Debtors, such as a ì
  23. newly-purchased  mailing list, you can separate them by assigning a  unique ì
  24. CATEGORY number to the group while you are entering their information  into ì
  25. the Person file.  
  26.  
  27. This  "layering"  effect will then apply to the data whenever you  wish  to ì
  28. print  labels  or  reports.  The data will appear to be  grouped  into  the ì
  29. categories that you designated.
  30.  
  31. For  more  information on how this works, go to the Main Program  Menu  and ì
  32. enter option 8, 'Select Category'.
  33.  
  34.  
  35.                                ==============
  36.                                |  OPTION 1: |
  37.                                ==============
  38.  
  39. Option  1  produces  one report from the Debtor  file.   You  have  these ì
  40. selections available:
  41.  
  42.                        1 = report based on company name, no Form Feed
  43.                        2 = report by last name
  44.                        3 = report by first name
  45.                        4 = report by city
  46.                        5 = report by category, then company name
  47.                        6 = report by phone
  48.                        7 = report by state
  49.                        8 = report by zip code
  50.                        9 = report by 'referred by'
  51.                       10 = report by address, line 1
  52.                            [see Help file at Reports Menu for logic]
  53.                       11 = report by company name, with Form Feed
  54.                       12 = Day-timer [TM] Sr, by last name
  55.                       13 = Day-timer [TM] Jr, by last nameè                      14 = Day-timer [TM] Sr, by Company name
  56.                       15 = Day-timer [TM] Jr, by Company name
  57.                       16 = report by Priority, if any
  58.  
  59.  
  60. Selections 1 and 11 are similar.  Selection 1 will run all records together ì
  61. on  a page, while number 11 issues a form feed to the printer every time  a ì
  62. new company name appears.
  63.  
  64.                       ===  Options 12 through 15  ===
  65.  
  66. For  those of you who are currently using Loose-Leaf Day-Timers [TM],  this ì
  67. program  will print on continuous forms that Day-Timers [TM],  Inc.  sells.  ì
  68. Once  removed from their perforations, these continuous forms become  loose ì
  69. sheets  that you can insert into either their Junior or Senior Desk  Loose-ì
  70. Leaf binders.
  71.  
  72. This  program  will create an alphabetized 'Address and  Phone  Directory,' ì
  73. with page breaks between each new letter of the alphabet.
  74.  
  75. If  you wish to print an 'Address and Phone Directory' for just one  letter ì
  76. iεá thσá alphabet¼á theεá g∩ t∩ thσ Selectioε Criterißá Menu¼á anΣá observσ ì
  77. selectioε 4:
  78.  
  79.              4)  Select by character: leftmost character used 
  80.                      [first/last name, company, city]    
  81.  
  82. If  you  wish  to select only those records that BEGIN with the  letter  or ì
  83. letters  your enter,  then this selection will retrieve those records  that ì
  84. start with the leftmost character or characters you requested.
  85.  
  86.  
  87.  
  88.                ===  Note on logic of address line one:  ===
  89.  
  90. The  program  will  attempt  to  sort first  by  street,  then  by  number.  ì
  91. Specifically,  this report looks for the first blank space and then assumes ì
  92. that the characters to the left are the street numbers while the characters ì
  93. to the right are the street name.   Let's say,  for example,  that you  had ì
  94. entered these lines for address line one in three records:
  95.  
  96.                              '1103 Elm Street'
  97.                              '152 Elm Street'
  98.                               '5 Elm Street'
  99.  
  100.  
  101. The  report would see the first space in '1103 Elm Street' and would  split ì
  102. out '1103' as the street number and 'Elm Street' as the street  name.   All ì
  103. records would then be sorted first by street name, then by street number.
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.                                ==============
  109.                                |  OPTION 2: |è                               ==============
  110.  
  111. Option  2  generates  one report from the Activity  file.  You  have  eight ì
  112. selections to choose from:
  113.  
  114.                   1   = Activity report sorted by Company Name, no Form Feed
  115.                              [without address]
  116.                   2   = Activity report sorted by date activity created
  117.                   3   = Activity report sorted by city, then date created
  118.                   4   = Activity report sorted by state, then date created
  119.                   5   = Activity report sorted by zip, then date created
  120.                   6   = Activity report sorted by Area Code, then date created
  121.                   7   = Activity report sorted by Company Name, with Form Feed
  122.                   8   = Activity report sorted by Company Name, no Form Feed
  123.                                         [with address]
  124.  
  125. Selections 1 and 7 are similar.  Selection 1 will run all records  together ì
  126. on  a page, while number 7 issues a form feed to the printer every  time  a ì
  127. new company grouping of activity records appear.
  128.  
  129. Selections 1 and 8 are the same report, except that report one excludes the ì
  130. addresses while report eight includes them.
  131.  
  132.  
  133.                                ==============
  134.                                |  OPTION 3: |
  135.                                ==============
  136.  
  137. Option 3 is to change the start or stop date of the summary. It defaults to 
  138. these dates:
  139.  
  140.    START DATE :'01/01/1901'
  141.    STOP DATE  :'12/12/2999'
  142.  
  143. This  means  that any summaries that you generate will be for  a  999  year ì
  144. period. Let's say that you would like to examine activities for a two  week ì
  145. period, during which you were on the road visiting a Debtor.  In that case, ì
  146. go to option 3 and enter the date on which the two week period began as the ì
  147. START  date,  and the date on which the two week period ended  as  the  END ì
  148. date.  Now your reports will reflect just that two week period.
  149.  
  150. [Note:   The  date  selection  feature  refers  to  when  the  records  was ì
  151. originally entered into the system.]
  152.  
  153.  
  154.                                ==============
  155.                                |  OPTION 4: |
  156.                                ==============
  157.  
  158. 4⌐  Selec⌠ ou⌠ an∙ comment¼ city¼ state¼ zi≡ o≥ Debtor fo≥ report[s]«  Thi≤ ì
  159. wil∞á  allo≈á  yo⌡ t∩ selec⌠ an∙ worΣ o≥ phrasσ a≤ ßá basi≤á fo≥á  creatinτ  ì
  160. reports«á   Whateve≥  commen⌠  yo⌡ select¼á thi≤ criteriß wil∞  bσ  applieΣ  ì
  161. t∩ option≤ ▒ o≥ ▓ iε thi≤ menu.
  162.  
  163.                                ==============è                               |  OPTION 5: |
  164.                                ==============
  165.  
  166.                         Category Consolidation:
  167.  
  168. At  this option,  you can base your reports on either a range of categories ì
  169. or a list of non-continuous individual categories .    For example,  if you ì
  170. had selected a range,  then you could combine all records from categories 1 ì
  171. through 50.   You can select any size range,  from a range of 50 to a range ì
  172. of 50,000 categories.    If you had selected to input a non-continuous list ì
  173. of categories, then you could enter up to 200 categories for consolidation, ì
  174. such as to combine categories 10, 11, 15, and 20.
  175.  
  176. Note  that  this Category Consolidation logic is available in  these  three ì
  177. locations in the program:
  178.                    
  179.                    'Reports for Debtors and Activities' 
  180.                      [Main Program Menu, Selection 3]
  181.                      -----> where you are now <-------  
  182.  
  183.                             'Appointments Menu'                          
  184.                      [Main Program Menu, Selection 7]
  185.  
  186.                'Base Station/Remote Site Consolidation Menu'
  187.                      [Main Program Menu, Selection 9]
  188.  
  189.  
  190.  
  191.                                ==============
  192.                                |  OPTION 6: |
  193.                                ==============
  194.  
  195.  
  196. This  option  will  insert  the memo field into the  reports  generated  by ì
  197. options 1 and 2.   Once selected,  you can specify the number of characters ì
  198. brought into the report from each memo.
  199.  
  200.  
  201.  
  202.                                ==============
  203.                                |  OPTION 7: |
  204.                                ==============
  205.  
  206.         "7)  Create 'cascading'  Report [multi-level,dynamic sort]"
  207.                                [Debtor File]
  208.  
  209.  
  210. With  this  selection,  you can define the number of sorts in a report  and ì
  211. enter  those selected in any order you wish.    Here is the order of  sorts ì
  212. and the codes as displayed within option 7:
  213.  
  214.  
  215.  
  216. =========================================================================
  217.                                                                           |èIn selecting the order of sorts, observe the following codes:             |
  218.                                                                           |
  219. 0 = sort list completed  [entered last]         6 = sort by phone
  220. 1 = sort based on company name [no Form Feed]   7 = sort by state
  221. 2 = sort by last name                           8 = sort by zip code
  222. 3 = sort by first name                          9 = sort by 'referred by'
  223. 4 = sort by city                               10 = sort by address, line 1
  224. 5 = sort by category                           11 = sort by priority      |
  225.                                                12 = sort by company name  |
  226.                                                     [with Form Feed]      |
  227. =========================================================================
  228.  
  229. Let's say that you want list all records by state.   Within each state, you ì
  230. wish  to see the zip codes in ascending order.   To create this  you  would ì
  231. select these two codes: '7' then '8'.
  232.  
  233. The  program  then creates a 'cascading' index and gives you the option  to ì
  234. either print or to send to 'VIEW.TXT'.  
  235.  
  236. Another  example would be if you want to see all  priorities.  Within  each ì
  237. priority, let's say, would be ordered all zip codes.  Within each zip code, ì
  238. in  turn,  would  be records sorted by first name.   Here are the codes  to ì
  239. enter, and in this order:
  240.  
  241.                       '11', then '8', followed by '3'
  242.  
  243.  
  244. Upon  completing this selection,   you can also invoke the Counter  option, ì
  245. whereby you identify and count how many items are within any one sort.
  246.  
  247.  
  248.  
  249.                                ==============
  250.                                |  OPTION 8: |
  251.                                ==============
  252.  
  253.  
  254.                          "8)  Graph date of entry"
  255.  
  256.  
  257. You  can  select  a graphical image of the data of entry for the  two  main ì
  258. files.
  259.  
  260. Your choices are:
  261.  
  262.                 1 = Debtor file
  263.                 2=  ACTIVITY file
  264.  
  265. Option 8 displays a graphics image of bars and symbols to show you what the ì
  266. date of entry was for records you had entered for any 14 day period.
  267.  
  268. This option is intended as display-only, unless you have a graphics printer ì
  269. to which you "dump" the image by pressing [SHIFT] [PRINTSCREEN].
  270.  
  271.